Перш ніж почати таку інвентаризацію, слід ретельно вивчити, за яким принципом цей резерв створюється.
Підставою для його розрахунку є річний графік відпусток. Типової форми цього документа не існує, зразок такого документа є тут, а правила його складання досить прості. Вони наводяться у ст. 10 Закону про відпустки.
Складати такий графік слід заздалегідь. Рекомендовано — до 5 січня (на поточний рік), але оскільки на його підставі цілий календарний рік буде нараховуватись резерв відпусток, його потрібно мати хоча б до закінчення січня. З іншого боку, якщо врахувати ще час на інші розрахунки, зокрема, планування витрат на наступний рік, у яких, безумовно, враховуватимуться і витрати на оплату відпусток, оптимально скласти цей графік у грудні на наступний рік.
У цьому графіку мають бути зазначені усі місяці року, за якими мають бути розподілені всі працівники — адже всі вони мають право на щорічну оплачувану відпустку. Винятками будуть лише ті, хто не зможе скористатися таким правом, зокрема, працівники, які знаходяться у відпустці для догляду за дитиною: дві відпустки одночасно не надаються.
При цьому точний таймінг надання відпусток, із конкретними датами, в графіку зазначати не обов’язково — їх можна узгодити безпосередньо перед наданням відпустки (у відповідному наказі, який видається за 2 тижні до початку відпустки).
До такого графіку можуть вноситись зміни (за потреби). І ці зміни також треба буде врахувати під час інвентаризації.
Чи є особливості побудови такого графіку на час війни? Спеціальні правила надання відпусток встановлені ст. 12 Закону №2136. Втім, щорічних оплачуваних відпусток ця стаття стосується лише тим, що обмежує їх тривалість.
У період дії воєнного стану надання працівнику щорічної основної відпустки за рішенням роботодавця може бути обмежено тривалістю 24 календарні дні за поточний робочий рік.
Якщо тривалість щорічної основної відпустки працівника становить більше 24 календарних днів, надання не використаних у період дії воєнного стану днів такої відпустки переноситься на період після припинення або скасування воєнного стану.
У період дії воєнного стану роботодавець може відмовити працівнику у наданні невикористаних днів щорічної відпустки
Зверніть увагу на те, що наразі це право роботодавця, а не обов’язок!
Графік відпусток дає можливість порахувати планову суму витрат на оплату відпусток (включаючи суму ЄСВ, яка нараховується на такі відпускні).
Сума резерву відпусток рахується за формулою, яка виглядає так:
Рв = ЗПміс х ПланВитрВідп(річн.) : ФОП(річн.),
де Рв, це, звісно, резерв відпусток;
ЗПміс — це фактично нарахована у певному місяці заробітна плата працівників;
ПланВитрВідп(річн.) — це ось та планова сума витрат на оплату відпусток, яка порахована за графіком на рік;
і ФОП(річн.) — це планова сума витрат на оплату праці.
Усі три показники містять у собі суму ЄСВ, яка на них нараховується!
Два останні показники рахуються на початку року, і на їх співвідношення множиться зарплата, фактично нарахована у кожному місяці календарного року.
Бухоблік. Створення резерву відображається за Д-т 23, 91, 92, 93 та 94 залежно від категорії працівників та К-т 471 «Забезпечення виплат відпусток». Відповідно виплата відпускних та нарахування ЄСВ відображається за Д-т 471 «Забезпечення виплат відпусток» та К-т 66, 65.
Але іноді нарахованого резерву відпусток не вистачає для їх оплати, а буває, що і навпаки, на кінець року за цим резервом залишається сальдо.
По суті, інвентаризація цього резерву (як і решта) полягає в перевірці правильності його розрахунку та нарахування. Чи правомірно був нарахований резерв на цю суму (може, на початку року ми помилилися у розрахунках або неправильно застосовували формулу)?
Адже оскільки цей резерв створюється на певний рік, в ідеалі за цей рік він має бути і використаний (без залишку). Тому зайво нараховану суму резерву на дату балансу обов’язково слід сторнувати. Але бувають випадки і перенесення відпусток на наступний рік. Тоді такий залишок не сторнується і використовується на оплату перенесених відпусток у наступному році.
Алгоритм дій бухгалтера при такій інвентаризації:
- проводиться перевірка правильності розрахунку резерву (на початок року і щомісяця);
- проводиться перевірка використання резерву протягом року;
- розрахована під час інвентаризації сума резерву порівнюється із його сумами, нарахованими протягом року;
- якщо розмір резерву за результатами інвентаризації є недостатнім, його слід донарахувати проведенням Д-т 23, 91 — 94 К-т 471 (тобто тими ж проведеннями, за якими відбувалось нарахування резерву);
- якщо резерв є більшим, ніж потрібно, то коригування проводиться тими самими проведеннями Д-т 23, 91 — 94 К-т 471, але методом «сторно» (тобто з мінусом). Принаймні саме сторнування вимагає п. 1 НП(С)БО 11 «у разі відсутності ймовірності вибуття активів для погашення майбутніх зобов’язань». Другий варіант, який часто трапляється на практиці (якщо витрати майбутніх періодів будуть, але їхній розмір раніше був завищений) — включити суму зменшення резерву до складу доходу звітного періоду Д-т 471 К-т 719.
Чи вплине таке коригування на податок на прибуток? Так, звісно, якщо будуть визнані витрати або дохід, це вплине на фінансовий результат звітного періоду, у якому проведено інвентаризацію. Однак податкові різниці за цим видом резерву не виникають (пп. 139.1.1-139.1.2 ПКУ).